Desde que trabajo en forma independiente suele ocurrirme que de tanto en tanto me toca trabajar con gente nueva. Obviamente no toda la gente trabaja de la misma forma ni con las mismas convenciones. Es por esto que hace un tiempo decidí tomar un enfoque bien explícito respecto a convenciones de trabajo de cara a evitar eventuales fricciones. Comparto aquí algunas de las convenciones de trabajo que suelo utilizar

Reunión acordada = reunión agendada

Muchas veces las reuniones se coordinan hablando, pero para que realmente ocurran en tiempo y forma encuentro la necesidad de agendarlas. Ya lo decía uno de mis primeros jefe «If you don’t schedule it, it won’t happen«. Es por esto que una vez acordada la hora y lugar de reunión suelo poner la reunión en mi agenda y enviar una invitación a todos los participantes. Adicionalmente, dependiendo del tipo de reunión suelo agregar en la cita el temario a tratar.

Hora de agenda  = hora de inicio

Los horarios muchas veces son un tema delicado. Personalmente cuando agendo una reunión a las 10.00 espero que la reunión comience a las 10.00, ello implica que todos los participantes esten presentes al menos 1 minuto antes en la sala de la reunión. Esto que a algunos nos parece trivial, no lo es para todo el mundo. Mucha gente parece entender que si la reunión está agenda a las 10:00, entonces esa es la hora en que se disponen a trasladarse hacia la reunión, lo cual ocasiona obviamente que la reunión arranque bastante más tarde. Algunos otros interpretan que las 10.00 es hora en que deben ingresar a la sala de reunión, lo cual hace que entre que saludan, se sientan, se acomodan, abren el cuaderno/notebook, tardan al menos 5 minutos más para poder comenzar con la reunión. Situaciones similares ocurren con la hora de finalización. Hay gente que llegada la hora de fin, sigue con la reunión como si nada. Personalmente lo que suelo hacer cuando está llegando el final de la reunión es intentar redondear y eventualmente consultar a los participantes si están de acuerdo con estirar la reunión algunos minutos más (siempre indicando cuantos minutos más) para poder cerrar la reunión ordenadamente.

Mail recibido, mail respondido

Cuando mando un mail de trabajo con consultas/validaciones, espero un respuesta en un plazo no mayor a 36 horas hábiles. Obviamente yo mismo suelo responder en ese plazo cuando soy quien recibe los mails. Incluso cuando la respuesta sea un simple «OK«, espero recibir un mail, pues de lo contrario queda la duda de si el destinatario leyó el mail, está de acuerdo y no respondió por no tener nada que agregar o si no respondió por haber recibido/leído el mail.

Notas de reunión

Luego de cada reunión donde se toman decisiones suelo mandar un mail compartiendo un resumen de lo hablado incluyendo los puntos destacados y si las acciones siguientes (si las hubiera). Del mismo modo espero que en caso de no poder asistir a una reunión sobre una cuestión en la que estoy involucrado, espero que alguien comparta las notas de los hablado.

Lamentablemente no siempre logro que todo el mundo adhiera a estas convenciones, pero cuando lo logro realmente me evito muchas fricciones.