En términos generales la mayoría de las conferencia de índole comunitaria se financian a partir de dos fuentes principales: el pago de las entradas por parte de los asistentes y los aportes de los sponsors.
En algunos casos el monto recaudado por el lado de las entradas representa un aporte muy inferior al recaudado por el lado de los sponsors. De hecho me consta de varias conferencias que no habrían podido realizarse sin el aporte de los sponsors.
Sin embargo esta probado que es posible hacer conferencias sin sponsors, dos ejemplos bastante distintos son: Agiles Argentina y Agiles Latam 2017. Paso a analizar.
Agiles Argentina es una conferencia relativamente chica, no tengo números oficiales, pero en base a las veces que asistí, creo que en el mejor de los casos ha reunido unas 80 personas. Desde hace un par de años la conferencia se hace en un lugar cedido gratuitamente por alguna institución (típicamente universidades) y el catering es auto-organizado. Si bien en algunas ocasiones ha habido sponsors, su aporte no ha sido ni remotamente condicionante del evento, en general el aporte de los sponsors se ha utilizado para habilitar que viaje gente desde otras ciudades. A cambio de su aporte estos sponsors han tenido su logo en sitio de la conferencia y a lo sumo algún póster en el lugar de la conferencia y los flyers de difusión.
Otro ejemplo bastante distinto en términos de escala es la reciente conferencia latinoamericana Agiles 2017. En este caso hablamos de un evento de 800+ personas de diversos países, donde no hubo catering auto-organizado pero donde los asistentes pagaron una entrada de u$d ~100. Esta conferencia también se realizó en las instalación cedidas gratuitamente de una institución y no hubo ningún tipo de sponsors.
Dicho esto, queda claro que es posible hacer conferencias sin sponsors y me alegra mucho, pero me queda la duda: ¿realmente queremos conferencias sin sponsors?
Menciono algunos puntos que podrían llegar a considerarse positivos de tener sponsors:
- Los sponsors hacen algún tipo de aporte a la conferencia, ya sea directamente dinero o en en «especias» (por ejemplo pagar el coffee break, ayudar en los gastos de asistentes extranjeros o proveer un espacio físico para la conferencia)
- Ciertos sponsors pueden dar «jerarquía» a la conferencia. Por ejemplo: ciertas organizaciones (potenciales sponsors) tienen cierta fama positiva y eso puede «contagiarse» a la conferencia. Al mismo tiempo cuando alguien tiene que pedir un día de trabajo para ir a la conferencia, un jefe que no conoce puede verse influenciado al ver los sponsors de la conferencia (obviamente esa influencia puede ser negativa o positiva, y por eso hay que elijir muy bien a los sponsors).
- En línea a lo anterior, hay ciertas organizaciones que no tienen fines de lucro como ONGs que al ser sponsor, más allá del aporte económico también pueden colaborar en cuestiones de difusión.
Pensando en el caso concreto de Agiles Latam y en el último punto de la lista, me parece que sería valioso contar en futuras ediciones poder contar mínimamente con el apoyo de organizaciones como Agile Alliance e IEEE.
Ya para cerrar: me parece fundamental no necesitar sponsors para llevar adelante la conferencia, pues ello da mucha libertad y al mismo tiempo una «posición de poder» en caso que uno quiera negociar con sponsors. Con esta premisa, yo voto por tener sponsors delicadamente seleccionados.
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